RAI Amsterdam: guía para preparar un stand

Prepara un stand en RAI Amsterdam con el paquete contratado, el plano asignado y las instrucciones vigentes del expositor. Define productos, demostraciones, reuniones y servicios antes de elegir la estructura. El nombre del recinto o un precio genérico no determinan qué permite tu parcela ni cuánto cuesta el proyecto completo.

Confirma evento y paquete

Comprueba fechas, pabellón, número de stand, dimensiones y elementos incluidos con el organizador. La exposición IBC 2026 ya terminó; su página oficial anuncia del 10 al 13 de septiembre de 2027 en RAI Amsterdam. Otras ferias del recinto tienen paquetes y manuales propios.

Distingue una estructura suministrada por el organizador de una parcela para construir tu stand. Confirma cambios permitidos en paredes, gráficas, mobiliario e iluminación. Si tu evento es ISE, consulta su web vigente: la edición anunciada de 2027 se celebra en Barcelona, no en Ámsterdam.

Entrega los requisitos operativos al diseñador

• Plano, medidas, lados abiertos, pilares y restricciones.
• Productos y equipos con dimensiones, peso y funcionamiento.
• Demos, presentaciones, reuniones y circulación.
• Personal, idiomas, almacén y reposición diaria.
• Identidad visual, mensajes aprobados y responsables de gráfica.
• Alcance económico, aprobaciones y próximas ferias.

Revisa la distribución a escala antes de elegir acabados decorativos. Incluye a las personas alrededor de equipos y muebles. Para una demo, prepara presentador, observadores, reinicio y alternativa si falla la conexión o el producto.

Compara construcción y condiciones de uso

A medida y modular describen la construcción; alquiler y compra, el acuerdo comercial. Compara propuestas para las mismas actividades, parcela y servicios. Un sistema modular puede necesitar piezas o gráficas nuevas; un diseño a medida puede conservar componentes adecuados.

Para varias ferias, incluye embalaje, transporte, manipulación, instalación, almacén, reparación y adaptación. La frecuencia por sí sola no determina qué opción es más económica. Pide una lista de componentes y propiedad antes de contar con su reutilización.

Asigna servicios y responsabilidades técnicas

La página de normas y acuerdos de RAI permite localizar información sobre electricidad, rigging, seguridad y permisos. Utilízala junto con las instrucciones del evento y confirma requisitos con el equipo técnico responsable.

Asigna planos, presentaciones, aprobaciones y cada pedido. Describe potencia y ubicación de equipos, uso de internet, elementos suspendidos y servicios especiales. Confirma proveedores autorizados, instalación, pruebas y soporte. Los límites, plazos o accesos de una edición anterior no autorizan el nuevo proyecto.

Prepara un presupuesto completo

Solicita un desglose de diseño, producción, gráfica, mobiliario, audiovisuales, transporte, manipulación, instalación y desmontaje. Identifica servicios del recinto, impuestos, cambios opcionales y exclusiones. Compara proveedores con el mismo alcance y base de oferta.

Los precios genéricos no reflejan tus acabados, manipulación de producto, diseño técnico o paquete de servicios. Incluye participación, viajes, personal y seguimiento al evaluar el coste total de exponer.

Organiza acceso, entrega y retirada

Consulta registro de entregas, vehículos, descarga, acreditaciones y horarios de trabajo en las instrucciones vigentes. Facilita a logística medidas y pesos embalados y un contacto en el recinto. Planifica desde la entrega final hacia atrás, incluyendo conexiones, pruebas y correcciones.

Acuerda una lista de recepción para distribución, gráfica, iluminación, equipos y trabajos pendientes. Confirma asistencia y desmontaje, embalaje, devolución y almacén antes de abrir. Los plazos cortos requieren una evaluación individual.

Preguntas frecuentes

¿Un único manual sirve para todas las ferias de RAI? Utiliza conjuntamente información del recinto e instrucciones actuales del organizador.

¿Podemos reutilizar un stand? Revisa planos, estado y componentes con la parcela y condiciones de la feria.

¿Qué enviamos para pedir presupuesto? Evento, paquete, plano, manual, actividades, productos, fechas y alcance económico. Consulta un briefing para RAI Amsterdam. Read in English.