Personal para stand de feria: cuantas personas, turnos y acreditaciones

Por Adam Dragos, Especialista en Exito de Expositores

Ultima actualizacion: 31 de julio de 2026

Ha contratado 36 m2 en IFEMA Madrid, el diseno esta aprobado y el transporte reservado. Entonces alguien pregunta cuantas personas estaran realmente sobre esa moqueta a las 09:30 del martes, y la reunion se queda en silencio. Es la pregunta que siempre se responde la ultima, casi siempre con quien tenga la agenda libre esa semana.

Equivocarse sale caro en las dos direcciones. Con poco personal, sus mejores prospectos pasan de largo ante una cola en la que no quieren esperar. Con demasiado, el stand parece una reunion interna, su gente se agrupa y habla entre si, y en el mostrador de acreditaciones descubre que el organizador no emitira pases para todos los que ha traido.

Esta guia aborda el personal para stand de feria como un problema de planificacion y no de recursos humanos: los ratios que de verdad funcionan, los limites de acreditaciones en los principales recintos espanoles y europeos, los turnos que aguantan una feria de cuatro dias y las decisiones de diseno que determinan en silencio cuanta gente cabe en su stand.

Por que su cupo de acreditaciones manda sobre cualquier ratio

El cupo de acreditaciones de expositor lo fija el organizador segun la superficie contratada, y es el techo real de su equipo. La mayoria de expositores lo descubre despues de escribir los turnos, que es el orden equivocado.

IFEMA Madrid publica la escala en la guia del expositor de cada feria. Para FITUR 2027 el reparto es el siguiente.

Superficie contratada	Acreditaciones incluidas	Equipo simultaneo a 1 por 4,5 m2
Hasta 24,5 m2	7	de 2 a 5 personas a la vez
De 25 a 49,5 m2	15	de 6 a 11
De 50 a 99,5 m2	18	de 11 a 22
De 100 a 249,5 m2	28	de 22 a 55
De 250 a 499,5 m2	40	de 55 a 111
500 m2 o mas	de 75 a 120	mas de 111

Fuente: IFEMA MADRID, Guia del Expositor y Normas Especificas de Participacion FITUR 2027. El reparto cambia de una feria a otra, asi que consulte siempre la guia de su evento concreto.

Fijese donde aprieta la escala. Entre 50 m2 y 99,5 m2 recibe 18 acreditaciones para un stand que podria albergar comodamente entre 11 y 22 personas a la vez. Los stands grandes estan sistematicamente infradotados respecto a su capacidad, y ahi es donde los equipos se llevan la sorpresa.

Hay pases adicionales y tienen precio. Segun la guia del expositor de IFEMA MADRID para FITUR 2027, las acreditaciones extra cuestan de €21,60 – €32,50 mas IVA segun necesite un solo dia o toda la feria. Es una partida asumible si la presupuesta con tiempo, y una carrera incomoda en el mostrador si no lo hace.

Fira de Barcelona funciona con el mismo principio: sus condiciones de participacion establecen que cada expositor tiene derecho a acreditaciones en proporcion a la superficie del stand, segun la escala fijada en las normas de cada evento.

Como disenar turnos que aguanten una feria de cuatro dias

Divida el dia en dos turnos solapados y no deje nunca a una sola persona cubriendo el stand. Lo que degrada un stand el jueves por la tarde no es la falta de gente, es el cansancio.

Estar en un stand desgasta mas de lo que imagina quien no lo ha hecho. Su equipo pasa ocho o nueve horas de pie sobre tarima, hablando por encima del ruido del pabellon y concentrado en cualificar a desconocidos. La atencion cae de forma marcada pasadas unas dos horas de conversacion continua. La respuesta practica es un cuadrante de bloques de unas dos horas en pista seguidos de un descanso real fuera del stand, no un cafe recogido en el almacen propio.

Un patron que funciona para una feria de cuatro dias con ocho personas es este: dos turnos, uno de manana desde la apertura hasta media tarde y otro de tarde desde media manana hasta el cierre, con un solape deliberado en las horas centrales. En ese solape coloque a su gente mas solida, porque la afluencia en la mayoria de ferias B2B europeas se concentra entre las 11:00 y las 15:00 aproximadamente. Mantenga a una persona en un rol flotante dedicado solo a captura de contactos y relevos, para que ninguna buena conversacion se pierda porque todos los demas esten ocupados.

Cierre el cuadrante al menos 4 semanas antes del montaje, a la vez que entrega los planos tecnicos. Es cuando el alojamiento sigue siendo asequible y cuando todavia puede comprar acreditaciones adicionales por el portal en lugar de en el mostrador.

Haga un briefing en condiciones. Una sesion de 45 minutos la vispera de la feria sobre las tres preguntas que quiere que se hagan, las respuestas que descartan a un visitante, donde vive la captura de contactos y quien lleva cada reunion vale mas que cualquier mobiliario. Casi nadie lo hace, y se nota.

Nuestro veredicto: Por lo que vemos en nuestros montajes en IFEMA y Fira de Barcelona, el fallo mas comun no es de plantilla, es la ausencia de un cuadrante de descansos. Los equipos que planifican descansos mantienen su tasa de conversion hasta la ultima tarde. Los que improvisan pierden el ultimo dia entero, es decir, uno de los cuatro dias que ha pagado.

Que tiene que ver el diseno del stand con el personal?

El diseno del stand fija cuantas conversaciones utiles pueden darse a la vez, y esa es la verdadera restriccion de plantilla. Un stand que no puede albergar cuatro reuniones simultaneas no puede aprovechar ocho personas, diga lo que diga el ratio.

Es la parte que casi nadie conecta, y donde un constructor puede ayudar antes de fabricar nada. Cuando distribuimos un stand estamos distribuyendo tambien su capacidad de atencion. Cada posicion de mostrador es una conversacion de pie. Cada modulo con asientos es una conversacion larga de cualificacion que ocupa a una persona. Cada pantalla de demostracion es alguien explicandola. Cuente esas posiciones sobre el plano y tendra su plantilla simultanea realista.

Tres decisiones concentran casi todo el efecto. Primera, la proporcion entre frente abierto y estructura cerrada: un stand cerrado por tres lados canaliza al visitante por un unico punto de entrada, lo que obliga a tener a alguien fijo alli y deja invisible al resto del equipo. Segunda, el almacen: sin un almacen cerrado con llave, su equipo guarda abrigos, bolsos y folletos detras de un mostrador, ocupando metros que presupuesto como superficie de venta. Tercera, la posicion de la sala de reuniones: al fondo, su gente desaparece dentro; a un lado y con vision al pasillo, el equipo sigue visible.

Si todavia esta en fase de plano, nuestra guia sobre como redactar un briefing para el disenador de su stand explica como dejar por escrito estos requisitos de capacidad.

Cuanto cuesta realmente el personal para stand de feria?

El coste visible del personal para stand de feria son salarios, viaje y hotel. Lo que rompe presupuestos son las partidas que nadie desglosa: acreditaciones extra, dietas, una noche adicional para supervisar el montaje y el tiempo de trabajo que sus especialistas dejan de dedicar a su funcion habitual.

Trabaje con una lista desglosada y no con una cifra global. El alojamiento en Madrid durante FITUR o en Barcelona durante el MWC se cobra a tarifa de semana de feria, y esas habitaciones son lo primero que se agota, otro argumento para fijar la plantilla pronto. Sume viajes, dietas y transporte local. Sume las acreditaciones adicionales que segun la guia del expositor de IFEMA MADRID para FITUR 2027 cuestan de €21,60 – €32,50 mas IVA. Y sume despues el coste que nunca aparece en la hoja de calculo: cinco personas senior fuera de la oficina cuatro dias mas dos de viaje.

Esa ultima cifra suele ser la mayor de todo el ejercicio, y es el argumento honesto a favor de un equipo mas pequeno y mejor preparado en lugar de uno grande. Seis personas que dominan las preguntas de cualificacion rinden mas que diez que no las dominan, y ademas caben dentro de su cupo de acreditaciones.

Para situar esta partida junto al resto del presupuesto, consulte nuestro desglose de costes de stands de feria en Europa.

Que modelo encaja con su situacion?

No hay un modelo correcto unico. El adecuado depende de lo tecnica que sea su conversacion, de cuanta gente suya puede viajar y del idioma en que hablan sus compradores en ese pabellon.

Contraste la cifra que obtenga con la afluencia prevista. La investigacion del Center for Exhibition Industry Research indica que en torno al 16% al 20% de los visitantes registrados tienen algun grado de interes en la categoria de un expositor. Tome la asistencia registrada, aplique el extremo conservador de ese rango, divida entre las horas de apertura y tendra los prospectos que llegan por hora.

Modelo	Ideal para	Lo que le cuesta	Contrapartida honesta
Solo equipo propio	Venta B2B tecnica o de alto valor	El mayor coste de viaje, hotel y oportunidad	Sus especialistas estan fuera del negocio toda la semana y quiza no hablen el idioma local
Equipo propio y azafatas locales	Ferias en Espana, Italia o Alemania	Moderado, contratacion local por dias de feria	Cualifican y derivan, no cierran, asi que sigue necesitando gente propia
Equipo minimo	Stands de hasta 20 m2 y primeras participaciones	El mas bajo, y holgado dentro del cupo de acreditaciones	Sin margen: una baja o una reunion larga deja el stand descubierto
Personal externo completo	Ferias de gran publico y acciones de notoriedad	Tarifa diaria previsible, sin coste de oportunidad interno	Es el modelo mas debil en cualificacion real y la calidad del contacto lo refleja

Primera feria con un stand de 9 m2

Lleve dos personas y ni una mas. Dos es el minimo que permite que una atienda mientras la otra queda disponible, y 9 m2 no admiten una tercera sin que el stand resulte agobiante.

De 20 m2 a 50 m2

Es el salto donde suele fallar la plantilla, porque se escala el stand y no el cuadrante. Su cupo pasa de 7 a 18 acreditaciones, su capacidad simultanea casi se triplica y ahora necesita un responsable de stand que no venda.

Empresa extranjera que expone por primera vez en Espana

Anada capacidad de atencion en castellano, con colegas propios o con azafatas contratadas. Una parte relevante del visitante profesional en IFEMA Madrid y Fira de Barcelona abrira la conversacion en espanol. Nuestra guia del expositor de IFEMA Madrid cubre el resto de la operativa del recinto.

Que exigen los recintos europeos a su equipo de montaje?

Los recintos regulan a su equipo de montaje mucho mas que a su equipo comercial, y son dos regimenes distintos. Confundirlos es un error frecuente y evitable.

En IFEMA Madrid no se requieren acreditaciones durante el montaje y no se emiten pases para montadores, de modo que su equipo de montaje no consume nada de su cupo de expositor. Lo que si es obligatorio es el equipo de proteccion: casco, chaleco de alta visibilidad y calzado de seguridad durante montaje y desmontaje en todas las zonas de exposicion. Ademas, no puede iniciarse el montaje sin haber presentado a IFEMA el protocolo de coordinacion de actividades empresariales y prevencion de riesgos laborales. Si trabaja con un contratista externo, pida por escrito la confirmacion de que lo ha presentado.

Los plazos de documentacion pesan tanto como la documentacion. Fira de Barcelona exige que los planos tecnicos lleguen a su departamento tecnico con un minimo de 4 semanas antes del montaje. IFEMA fija plazos propios para servicios como las cartas de invitacion para visado, que en FITUR 2027 cierran el 15 de enero de 2027.

Las normas cambian de forma relevante entre paises, sobre todo en Alemania. Nuestra guia pais por pais de normativa de stands en Europa detalla las diferencias.

Una vez fijado el equipo, la otra variable es que haya gente a la que atender. Nuestra guia sobre como atraer visitantes a su stand cubre ese lado de la ecuacion.

Preguntas frecuentes

Cuantas personas necesito para un stand de 9 m2?

Dos personas, que son a la vez el minimo y el maximo razonable. Dos permiten que una atienda una conversacion mientras la otra queda disponible, y un stand de 9 m2 resulta agobiante con una tercera. Roteles para que ninguna encadene mas de unas dos horas en pista.

Puedo comprar mas acreditaciones de las que me corresponden?

Si, la mayoria de organizadores venden pases adicionales. Segun la guia del expositor de IFEMA MADRID para FITUR 2027, las acreditaciones extra cuestan €21,60 mas IVA para un dia o €32,50 mas IVA para toda la feria, a traves del portal del expositor. Compre con antelacion y no en el mostrador.

Los montadores necesitan acreditacion de expositor?

En IFEMA Madrid, no. No se requieren acreditaciones durante el montaje ni se emiten pases para montadores, asi que su equipo de montaje no consume su cupo. Si es obligatorio el equipo de proteccion individual y haber presentado el protocolo de prevencion de riesgos laborales.

Cuanto deben durar los turnos en un stand?

Unas dos horas en pista seguidas de un descanso real fuera del stand. La concentracion cae de forma marcada tras dos horas de cualificacion continua, y los stands que improvisan los descansos pierden rendimiento visible el ultimo dia de una feria de cuatro jornadas.

Contrato azafatas locales o llevo a mi equipo?

Combine ambos cuando exponga fuera de su mercado. Las azafatas locales reciben, resuelven el idioma y derivan bien, pero no pueden cualificar requisitos tecnicos ni cerrar, asi que complementan a su equipo en lugar de sustituirlo.

Cuando debo cerrar el cuadrante de turnos?

Al menos 4 semanas antes del montaje, junto con los planos tecnicos. Es cuando el alojamiento a tarifa de semana de feria sigue disponible y cuando todavia puede comprar acreditaciones adicionales por el portal del expositor.