IFEMA Madrid: guía para preparar tu stand de exposición

Para exponer en IFEMA Madrid, confirma primero la feria, el espacio y el manual actual. Después define actividades, equipos, presupuesto y responsables. Las condiciones de una feria no se trasladan automáticamente a otra, aunque compartan recinto.

Esta guía organiza la preparación del stand. Consulta las normas de participación de IFEMA junto con la documentación de tu evento y pide confirmación para las dudas de tu parcela.

Cómo reservar y qué recibir del organizador

Selecciona la feria que encaja con tus clientes y consulta sus modalidades de participación. Solicita disponibilidad y condiciones al organizador. Antes de encargar construcción, reúne la confirmación, plano asignado, dimensiones, lados abiertos y alcance del paquete.

Comprueba qué servicios ya están incluidos y cuáles debes contratar. Un constructor puede coordinar trabajo según lo acordado; no sustituye la confirmación de espacio del organizador.

Prepara un briefing con actividades reales

Describe qué quieres que haga el visitante: ver una demostración, comparar muestras, hablar con un especialista o asistir a una reunión. Define público, mensajes, número de personas atendidas a la vez y funciones del equipo.

Entrega fichas de equipos con dimensiones, peso, apoyos, conexiones y necesidades de manipulación. Incluye almacenamiento, reposición, privacidad y documentación. La distribución debe responder a esos requisitos antes de elegir acabados.

Confirma restricciones y aprobaciones de tu parcela

Consulta alturas, estructura, materiales, elementos suspendidos, accesos y servicios en las condiciones vigentes. No asignes una altura a todos los stands en línea, esquina o isla: la feria, ubicación y diseño pueden cambiar lo permitido.

Identifica quién prepara cada plano o certificado, quién lo presenta y quién recibe la aprobación. Guarda la confirmación final. Experiencia en el recinto ayuda a coordinar, pero no elimina la necesidad de revisión ni garantiza la aceptación de cualquier diseño.

Construye el calendario con los plazos oficiales

Registra fechas para diseño, documentación, gráfica, pedidos de servicios, transporte, montaje y desmontaje. Asigna responsable y dependencia a cada tarea. Las ventanas de montaje y las posibles condiciones de pedidos tardíos deben proceder del evento y del servicio concreto.

Comunica los cambios de maquinaria, distribución o contenidos a los responsables antes de enviarlos a producción. Comprueba qué planos, pedidos y aprobaciones requieren actualización.

Compara proveedores con el mismo alcance

Pide partidas separadas para diseño, fabricación, gráfica, suelo, mobiliario, iluminación, audiovisuales, transporte, montaje y desmontaje. Identifica electricidad, rigging, internet, limpieza, manipulación, almacenamiento, impuestos y exclusiones.

Compara un paquete del organizador, sistema modular y construcción a medida según tus actividades y futuras ferias. Incluye adaptación, reparaciones, almacén y transporte si habrá reutilización. Ninguna opción ahorra un porcentaje fijo en todos los proyectos.

Solicita ejemplos de trabajo pertinente, responsables identificados y una explicación del soporte durante el evento. Evalúa qué se compromete a entregar cada candidato, incluido Adam Expo Stand.

Planifica la logística y la entrega

Confirma accesos, registro de vehículos, franjas de entrega, descarga, manipulación y gestión de embalajes con la documentación actual. Coordina cuándo deben llegar los equipos respecto al suelo, estructura y conexiones.

Antes de abrir, revisa el stand contra el plano aprobado. Prueba demostraciones, contenido, pantallas, servicios y circulación. Registra incidencias, responsable y plazo de resolución; deja accesibles los contactos de soporte.

Prepara reuniones y seguimiento

Invita a cuentas relevantes con una propuesta concreta de conversación. Distribuye recepción, demostraciones y reuniones entre el equipo. Define qué información indica interés pertinente y cómo acordar el siguiente paso conforme a tu proceso de privacidad.

Después de la feria, revisa actividades, contactos cualificados, oportunidades y ventas cerradas por separado. Compara resultados atribuibles y costes completos; un escaneo de acreditación no demuestra una venta.

Preguntas frecuentes sobre IFEMA Madrid

¿Existe un plazo único para empezar?

No. Acuerda el calendario con los responsables según la complejidad y las fechas oficiales de tu feria.

¿Qué altura puede tener el stand?

La que permitan las condiciones aplicables a tu parcela y diseño. Solicita confirmación antes de aprobar producción o elementos suspendidos.

¿Qué debo enviar para pedir una propuesta?

Feria, fechas, plano, manual, actividades, equipos, presupuesto y estado de las decisiones o aprobaciones.

Consulta nuestros servicios de diseño de stands o comparte tu briefing para IFEMA Madrid para estudiar diseño y entrega con alcance definido.